オフィス移転は、複雑でストレスの多いプロセスですが、計画的に進めればスムーズに進行させることが可能です。この記事では、オフィス移転のための具体的なチェックリストと移転スケジュールをステップごとに解説します。

【6か月前まで】移転前の準備

■目的の明確化と移転の必要性の確認

移転に向けて、まずはその目的の明確化と共有が大切です。オフィススペースの拡大、コスト削減、アクセスの向上など、目的に向けた理由を明確にするすることでスムーズな進行に繋がります。
また、移転を行うことでビジネスにどのようなプラスの影響があるか、現在の課題がどのように解決されるかを明確にすることで、移転に対する社内の理解や協力を得やすくなります。

■現在のオフィスの解約予告をする

現オフィスの契約内容を確認し、必要な解約通知を行います。通常、解約通知は6か月前までに行う必要がありますが、契約内容によって異なる場合もあるため、事前に確認が必要です。また、解約に伴う費用や違約金が発生する可能性もありますので、契約書の細部までしっかりと確認しておきましょう。

■新オフィスの選定と契約

次に、移転先のオフィスを探し、契約を行います。オフィスの立地やレイアウト、インフラが十分かを事前にしっかり確認しましょう。選定の際、将来の拡張性や従業員の働きやすさ、交通の利便性や周辺施設の充実度、ビルのセキュリティなども重要なポイントとなります。

■移転計画の策定

全体的な移転計画を策定します。移転日や各タスクの担当者を決めて、計画的に進めることが重要です。移転計画には、タスクの優先順位を明確にし、どの時点でどの作業を行うかを決定することが含まれます。また、各部門の意見を取り入れ、全体としての合意を得た計画を策定することで、移転後のトラブルを未然に防ぐことができます。

■移転スケジュールの作成

移転スケジュールを詳細に作成し、関係者全員に共有します。これにより各自の役割と移転までの流れを明確にできます。スケジュールには、各タスクの期限や進捗確認のタイミングを含めるとともに、予期せぬトラブルに備えた予備の時間を確保しておくことも重要です。また、移転に伴う大きなイベント（引越し業者の来訪日など）は、全員が把握できるように共有する必要があります。

■各部門との連携と役割分担

移転に関わる各部門とのコミュニケーションをしっかり行い、役割を分担します。特にIT部門や総務部門との連携が重要です。IT部門は、移転後にインフラが正常に稼働するかを確認する役割を担いますし、総務部門は備品やオフィス環境に関わる細かな調整が求められます。
また、移転プロジェクトの責任者を明確にし、その下に各部門の代表者を配置することで、円滑なコミュニケーションと迅速な意思決定が可能になります。

【3か月前まで】詳細の決定

■オフィス全体のレイアウトを設定する

新しいオフィスのレイアウトを決定し、備品や家具の配置を計画します。レイアウトを決める際には、業務効率や従業員の働きやすさを重視しましょう。例えば、チーム間のコミュニケーションを円滑にするための配置や、静かな環境を必要とする業務に適したスペースの確保などが考えられます。
また、従業員からの意見を取り入れることで、全員が満足できるオフィス環境を作ることが可能です。オープンスペースを増やすか、個別のブースを設けるかといった細かなレイアウトも重要な検討事項です。

■移転業者を選定する

移転業者の見積もりを取り、信頼できる業者を選定しましょう。経験豊富な業者を選ぶことで、トラブルを避けやすくなります。業者選定の際には、過去の実績や評判、サービス内容を比較検討し、自社にとって最適な業者を選ぶことが重要です。また、移転業者との打ち合わせを通じて、細かな作業手順や注意点を事前に確認しておくことで、当日の混乱を防ぐことができます。

■備品・家具の選定と準備

新しいオフィスに必要な備品や家具を選定し、準備を進めます。新しいオフィスのデザインに合わせた家具の選定や、機能的な備品の導入を検討しましょう。また、備品の数や配置場所を事前に決めておくことで、移転後の設置作業を効率的に行うことができます。

■顧客への連絡

郵便物や重要書類の住所変更手続きを進め、移転に備えます。特に取引先や顧客に対しては、早めに住所変更の連絡を行い、業務に支障が出ないようにすることが大切です。また、銀行口座や各種契約先への住所変更も忘れずに行いましょう。

■従業員への周知

移転スケジュールや各自の役割について、従業員に十分に周知します。移転に対する不安を軽減するために、Q&Aセッションを設けたり、定期的な進捗報告を行ったりすることで、従業員の理解と協力を得やすくなります。また、新オフィスでの新しいルールや利用方法についても事前に説明しておくことが重要です。

【1か月前まで】移転後慌てないための準備

■インフラと設備の確認

電話やインターネットなどのインフラ設備が新オフィスに整っているかを確認します。特に、インターネット回線の速度や安定性、電話回線の接続状態など、業務に直結する設備については細心の注意を払いましょう。また、Wi-Fiの範囲や電源コンセントの配置などもチェックし、必要があれば追加の工事を依頼します。

■印刷物の手配と移転後の確認

連絡先を記している印刷物、Webなど修正が必要です。封筒、伝票、社判などもすべて新オフィスに向けて用意しましょう。また必要な行政手続きや、法人登記の変更や、税務署への届出など、法的に必要な手続きを事前に確認し、漏れがないように備えましょう。

■不用品の整理と処分

不要な家具や備品を整理し、移転後のスペースを有効活用できるように準備します。特に、使わなくなった備品や古い書類などは、このタイミングで整理・処分することで、新しいオフィスでのスペースを最大限に活用することができます。

【移転日当日】移転中の注意点

■移転当日のタスクと役割

移転当日の各タスクを明確にし、全員がスムーズに動けるようにします。当日の混乱を防ぐために、各担当者の役割を具体的に決めておきましょう。また、緊急時の連絡手段を確保し、何か問題が発生した際に迅速に対応できる体制を整えます。

■業者との最終確認

移転業者と最終的な確認を行い、スムーズに搬入出を行います。特に、搬入する物品の順序や設置場所について事前に確認しておくことで、当日の作業を効率化することが可能です。また、業者とのコミュニケーションを密にし、トラブルを未然に防ぐことが重要です。

■トラブル発生時の対応策

予期せぬトラブルが発生した場合の対応策を事前に決めておくことが重要です。例えば、インフラが予定通りに整わなかった場合のバックアッププランや、搬入中の物品の破損に対する対処法などを考えておくことで、迅速な対応が可能になります。

■従業員のサポート体制

従業員が新しい環境に適応できるよう、サポート体制を整えます。新しいオフィスの設備の使い方について説明する時間を設けたり、移転中何か困ったことがあれば相談できる担当者を決めておくことで、スムーズな業務再開が可能です。

■移転完了後の確認事項

移転が完了した後、設備や備品が予定通りに設置されているかを確認します。また、インフラ設備が正常に稼働しているか、従業員が問題なく業務を開始できる状態かを確認することが重要です。必要に応じて、移転業者との最終的な確認を行い、残った課題を解決します。

【移転後】スムーズに現状回帰するために

■各種届出

移転に伴う法的な手続きや規制について、事前に確認しておきます。法務局へ本店移転登記、税務署へ異動事項に関する届出の提出、年金事務所への健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届など、様々な届け出が必要です。移転後慌てずに済むように、事前の準備が重要です。

■オフィスレイアウトの最適化

移転後、業務に合わせてオフィスレイアウトを最適化します。事前の想定と違う点がでてきて不便に感じることがあれば、柔軟にレイアウトを変更することで、業務効率を向上させることができます。
 

・コンセントの増設

新オフィスで実際に働き始めて「ここにコンセントが欲しかったな」という時には、後付けできるコンセントがおすすめです。追加工事や加工不要で取り付けができ、簡単にコンセントの増設が可能です。種類も豊富なので、オフィスのインテリアに合わせて選ぶことができます。

・綺麗なオフィスを維持するために

新たなオフィスで綺麗な環境を維持するために、床や家具が傷つかないように保護することも大切です。床が汚れないようにコーティングしたり、もっと手軽にという場合は、家具の脚や土台に専用の保護アイテムを装着するのも有効です。用途や床材によって選びましょう。

■移転後の問題点の洗い出し

移転後に発生した問題点をリストアップし、次回に備えることが重要です。設備の設置に時間がかかった、従業員が新しいレイアウトに慣れるのに時間がかかったなど、具体的な問題点を明確にし、改善策を検討します。
また従業員からのフィードバックを収集し、今後の改善に活かすのも有効です。移転に対する感想や、新しいオフィスでの働きやすさについての意見を集め、今後のオフィス環境の改善に役立てましょう。フィードバックを基に、柔軟に環境を変えていくことが、長期的な業務効率の向上につながります。

■移転全体の振り返りと今後の課題

移転全体を振り返り、次の移転に向けた改善点や課題を洗い出します。どの工程に時間がかかりすぎたか、どのような準備が不十分だったかなどを振り返り、次回以降に活かすことで、よりスムーズな移転が可能になります。

移転に関するトラブルシューティング

■業務中断を最小限にする方法

業務への影響を最小限にするために、移転スケジュールや各部門の協力体制をしっかり整えます。例えば、業務が止まらないように段階的に移転を進めたり、一部の従業員にリモートワークを導入することで、移転による業務中断を最小限に抑えることができます。

■通信環境のトラブル対策

インターネットや電話回線のトラブルに備えたバックアッププランを準備します。インターネット回線が不安定な場合に備えて、モバイルルーターを用意するなど、予備の通信手段を確保しておくことが重要です。また、通信環境の設定を移転前にテストし、問題がないことを確認しておくことで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。

■搬入出時の安全対策

搬入出作業中の安全確保のために、必要な対策を講じます。搬入出経路の確保や、重い物品を持ち運ぶ際の作業者の安全確保に配慮することが重要です。また、移転業者と事前にリスクアセスメントを行い、想定されるリスクに対して適切な対策を講じておくことで、安全な移転作業が可能になります。

■予期せぬコストの管理

予期せぬコストが発生しないように、事前に見積もりを確認し、予備費を確保します。搬入出作業中に発生する追加費用や、設備の再設置にかかる費用など、想定外のコストが発生することを見越して、予算に余裕を持たせておくことが重要です。また、移転業者と費用の詳細について事前に確認し、追加費用が発生する条件を明確にしておくことで、不必要なコストを避けることができます。

まとめ

オフィス移転は大変な作業ですが、計画的に準備を進めることでスムーズに行うことが可能です。このチェックリストを活用して、次のオフィス移転を成功させましょう！計画の段階から実施、移転後の振り返りまで、一連のプロセスを着実に進めることで、従業員全員が快適に働ける新しい環境を実現できます。
オフィス移転が組織にとって新しいチャンスや改善の機会となるよう、細かな部分までしっかりと準備を進めていきましょう。移転が完了した後も、フィードバックを活用して環境を改善し続けることで、さらに快適で効率的なオフィスを実現することができます。